提高技术人员写作能力的建议

您的写作技能如何？对于技术人员来说，这似乎是一个很奇怪的问题。毕竟，您是因技术能力而非写作能力而被录用，对不对？

这样说既对又不对。在当今的商业环境中，您需要拥有各种各样的技能才能更好地胜任工作。其中就包括沟通技能。

出众的写作能力（无论是撰写邮件还是报告、源代码、软件文档）不是一项可有可无的技能，而是您在大多数专业环境中都应该具备的技能。

以下建议可帮助您开启技术写作高手之路：

关键信息应该放在突出位置

在动笔前，务必明确自己想要传达什么信息。

您需要受众清楚知晓哪些关键信息？以此开始，并保持切题。无论是在工作中，还是在生活中，我们大多数人都没时间读那些需要很长时间才能抓住要旨的长篇大论。

请遵循以下原则：不管您的受众是谁，如果他们只读文章首段，能否抓住要旨？检查您写的内容。如果您未在首段中点明主题，则需立即进行编辑，确保直入主题。

了解您的受众

您的受众是谁？给同事、老板或客户写信是不同的，不能一概而论。请注意您的语气，务必尝试站在受众的角度思考问题。您传递的信息是否清晰？您是否提供了所有必要的细节？

您可能很容易冒犯他人或表错意，这往往发生在不经意间。要力求谨慎，避免使用可能过于亲密以及表现出歧视、不敬甚至亵渎的语言。

要避免使用带有性别、性取向、种族、年龄或身体残障偏见的言辞，这看似明显不过，但却是很好的经验法则。一个简单的做法是，不要使用男性泛化词，例如使用“business executive”（企业主管）而非“businessman”（商人），以避免可能导致的意想不到的问题。

不妨比较一下“个人意见”与“专业意见”这两种说法。在工作场所中，坚持采用后者。

少即是多

还记得您一开始是如何提出主旨的吗？请努力让后面传递的信息尽可能简洁。

陈述您的关键信息。加以证实。囊括所有相关信息。以行动号召或致谢词结束。

虽然您可能习惯于面面俱到或想要打动读者，但下笔千言、离题万里往往会适得其反。要力求简明扼要。您的主要目的是清晰快速地传递信息。这也意味着需尽可能避免使用复杂的术语和词汇。

语法、语法、语法，重要的事情说三遍

即使您并未主修文学。但这不能成为句型结构混乱或拼写错误的借口。不管您担任什么职位，知晓如何正确组合使用句子都非常重要。

以下是一些基本规则：

• 避免使用被动语态。“请遵循协议”比“协议应该被遵循”更有力。
• 使句子保持简短，掷地有声。
• 在任何时候都要检查拼写。
• 注意标点符号的使用。

一般来说，使句子和段落保持简短将有助于您遵循语法。

务必进行校对

在分享之前大声朗读。相信我们，这始终不失为明智之举。

不管您任职多长时间，或者您通常写多少邮件或报告，都请花点时间读一下自己的文字，或者给同事看看，往往会检查出其中的错误或错别字。

无论您选择怎样做，在点击“发送”之前先暂停一下，即可避免日后引发一大堆问题。

终身学习

出色的写作能力是要优先培养的关键职业能力，同时也是您应该不断努力提升的一种能力。

毕竟，如果您的想法值得分享，至少您应确保它们能达到分享效果且易于理解。