Consejos para mejorar su escritura como técnico

¿Qué tan buenas son sus destrezas para escribir? Sí, puede parecer una pregunta extraña para a técnico. Después de todo, lo contratan por sus conocimientos técnicos y no por su redacción, ¿no?

Bueno, sí y no. En el entorno empresarial de hoy, se espera que tenga una amplia variedad de aptitudes para desenvolverse satisfactoriamente en su trabajo. Eso incluye destrezas de comunicación.

Ser capaz de escribir bien —ya sea un correo electrónico, un informe, un código fuente o documentación de software— no es solo una destreza conveniente, sino una destreza que se espera que tenga en la mayoría de los entornos más profesionales.

A continuación, se incluyen algunos consejos para emprender el camino de convertirse en un escritor de contenido técnico:

Los mensajes clave deben ir el frente y centro.

Antes de empezar a escribir, piense bien en qué es lo que desea comunicar.

¿Cuál es el mensaje clave que necesita que el destinatario reciba de manera fuerte y clara? Empiece con eso y no se vaya por las ramas. En los negocios y en la vida, la mayoría de nosotros no tenemos tiempo para leer textos extensos que no hacen referencia a la idea principal con claridad.

Guíese por esto: si la audiencia —independientemente de por quiénes esté conformada— solo lee las primeras líneas de lo que escribe, ¿va a entender la idea principal? Mire lo que ha escrito. Si no transmite la idea principal en el primer párrafo, haga cambios y asegúrese de transmitirla de inmediato.

Conozca cuál es su audiencia

¿A quién se dirige? Escribirle a un colega, jefe o cliente no es lo mismo. Tenga cuidado con el tono que usa y siempre intente ponerse en el lugar de la persona que leerá lo que escriba. ¿Transmite su mensaje con claridad? ¿Ha incluido todos los detalles necesarios?

Ofender a alguien o transmitir algo de forma inadecuada sin querer hacerlo es más fácil de lo que puede parecer. Tenga mucho cuidado y evite el uso de lenguaje que podría ser demasiado familiar, discriminatorio, irrespetuoso o incluso profano.

Puede parecer obvio, pero una buena regla general es evitar el uso de palabras que transmiten en sí mismas algún prejuicio basado en el sexo, la orientación sexual, la raza, la edad o una discapacidad. Puede ser algo tan simple como no utilizar el masculino genérico; por ejemplo, es preferible usar «persona de negocios» en lugar de «hombre de negocios» para evitar problemas no deseados.

Piénselo así: opinión personal frente a opinión profesional. En el lugar de trabajo, aférrese a esta última mirada.

Menos es más

De la misma manera en que comenzó con la idea principal en el frente, trate de mantener el resto de su mensaje tan conciso como sea posible.

Indique su mensaje clave. Confírmelo. Incluya toda la información pertinente. Termine con una llamada a la acción o una palabra de agradecimiento.

Si bien puede ser tentador incluir todos los detalles o querer impresionar al lector, irse por las ramas con frecuencia tiene un efecto indeseado. Procure transmitir el mensaje con claridad y velocidad. Su principal objetivo es comunicar algo de manera clara y rápida. Eso también significa evitar términos y vocabulario complicados en la mayor medida posible.

La gramática

Sí, sé que no se especializó en lengua y literatura.  Pero eso no es excusa para escribir oraciones mal construidas o cometer faltas de ortografía. Saber armar oraciones correctas es fundamental, independientemente de la profesión.

A continuación, se incluyen algunas reglas básicas:

• Evite ciertas construcciones, como la voz pasiva. Decir, por ejemplo, «respete los protocolos» es más efectivo que decir «los protocolos deben ser respetados».
• Escriba oraciones cortas y afirmativas.
• Revise siempre la ortografía.
• Use los signos de puntuación con consciencia.

En términos generales, el uso de oraciones y párrafos cortos lo ayudará a controlar la gramática.

Siempre corrija lo que escribe.

Lea el mensaje en voz alta antes de compartirlo. Confíe en nosotros. Esto es siempre una buena idea.

No importa cuánto tiempo usted ha estado desempeñando su función ni cuántos correos electrónicos o informes escribe regularmente, si dedica tiempo a leer un texto, o a leérselo a un colega, generalmente detectará errores o faltas de ortografía.

Detenerse antes de enviar el mensaje, más allá de la forma en que decide hacerlo, puede ahorrarle muchísimos problemas en el futuro.

Aprendizaje permanente

Escribir bien es una aptitud profesional clave que debe priorizar y procurar seguir mejorando con el tiempo.

Después de todo, si sus ideas son dignas de compartir, lo mínimo que puede hacer es asegurarse de que sean compartidas y entendidas como se debe.