Dicas para melhorar sua escrita como um técnico

Você escreve bem? Pode parecer uma pergunta estranha para um técnico. Afinal, você é contratado pelo seu conhecimento técnico, não pela redação, certo?

Bem, sim e não. No ambiente de negócios de hoje espera-se uma ampla variedade de aptidões para que o seu trabalho seja bem feito. E isso inclui as habilidades de comunicação.

Ser capaz de escrever bem - seja um e-mail, um relatório, um código-fonte, uma documentação para software - não é apenas uma habilidade útil, é uma habilidade que se espera que você tenha na maioria dos ambientes profissionais.

Aqui estão algumas dicas para você começar a se tornar um bom redator técnico:

A mensagem principal deve ser clara e direta

Antes de colocar a caneta no papel, certifique-se sobre o que você quer comunicar.

Qual a principal mensagem que o destinatário precisa receber de forma clara? Esse é o caminho que deve ser seguido. Na vida profissional, e pessoal, a maioria de nós não tem tempo para ler textos longos que demoram uma eternidade para chegar ao ponto.

Guie-se por isso: se seu público – seja quem ele for – só lê as primeiras linhas do que você escreve, ele vai conseguir pegar a ideia geral? Veja o que você escreveu. Se você não mostrar a sua ideia no primeiro parágrafo, edite e certifique-se de chegar imediatamente ao ponto.

Conheça o seu público

Para quem você está escrevendo? Escrever para um colega, chefe ou cliente não é a mesma coisa. Cuidado com seu tom e sempre tente colocar-se na pele da pessoa que vai ler o que escreveu. Você conseguiu passar uma mensagem clara? Você forneceu todos os detalhes necessários?

Ofender ou fazer com que uma pessoa saia do sério sem querer é mais fácil do que parece. Tenha muito cuidado para evitar o uso de linguagem muito informal, discriminatória, desrespeitosa ou até mesmo profana.

Pode parecer óbvio, mas uma boa regra é evitar o uso de palavras que denotem preconceito de gênero, orientação sexual, raça, idade ou deficiência. E isso pode ser tão simples como não usar o genérico masculino – "pessoa de negócios" evita problemas indesejados que possam ser causados por "homem de negócios".

Pense nisso da seguinte forma – opinião pessoal versus opinião profissional. No local de trabalho, use adote a opinião profissional.

Menos é mais

Lembre-se de como você teve a sua grande ideia logo no começo? Bem, tente manter o resto da sua comunicação o mais sucinta possível.

Diga a sua mensagem principal. Afirme-a. Inclua todas as informações pertinentes. Conclua com uma “call to action” ou uma palavra de agradecimento.

Por mais tentador que seja incluir todos os detalhes, ou querer impressionar o seu leitor, sair do roteiro frequentemente trará consequências desagradáveis. Foque na clareza e na velocidade. Seu principal objetivo é comunicar algo de forma clara e rápida. E isso também significa evitar termos e vocabulário rebuscados sempre que possível.

Gramática, gramática, gramática

Pois você não se formou em literatura.  Ainda assim não é desculpa para frases mal construídas ou erros de ortografia. Saber como montar frases adequadas é fundamental, não importa qual a sua função.

Algumas regras básicas são:

• Evite voz passiva. “Seguir os protocolos" é mais forte que "protocolos devem ser seguidos".
• Crie sentenças curtas e assertivas.
• Verifique a ortografia — sempre.
• Cuidado com o uso da pontuação.

De um modo geral, manter as frases e os parágrafos curtos ajudará a ter um controle sobre a gramática.

Revise – sempre

Leia em voz alta antes de compartilhar. Confie em nós. Isso é sempre uma boa ideia.

Não importa há quanto tempo você exerce a função, nem quantos e-mails ou relatórios que você escreve regularmente, reservar um tempo para ler o texto em voz alta, ou para um colega, geralmente destaca qualquer erro ou ortografia incorreta.

Faça uma pausa antes de clicar em enviar – não importa como – pode poupar muito problema mais adiante.

Aprendizagem ao longo da vida

Escrever bem é uma aptidão profissional importante a ser priorizada; e mire sempre em melhorá-la com o tempo.

Afinal de contas, se vale a pena compartilhar suas ideias, o mínimo que você pode fazer é garantir que elas sejam compreendidas e compartilhadas de forma eficiente.