Рекомендации по улучшению письменной речи для технарей

Как у вас с письменной речью? Казалось бы, странный вопрос. В конце концов, вы технарь, которого нанимают в качестве технического специалиста. Причем здесь литературные способности?

Однако в современной деловой среде, как правило, отдают предпочтение сотрудникам с широким набором навыков, поскольку именно такие сотрудники выполняют работу по-настоящему хорошо. И в этот набор обязательно входит письменная речь.

В большинстве случаев умение грамотно составить текст письма или отчет, написать исходный код или документацию к программному обеспечению будет необходимым условием.

Ниже приведены рекомендации для начинающих акул технического пера.

Суть всегда должна быть на переднем плане

Прежде всего четко определите, что именно вы собираетесь выразить или донести.

Какова основная мысль, которую должны будут ясно понять те, кто будет читать то, что вы напишете? Начните с этой мысли и старайтесь от нее не отклоняться. Ни в жизни, ни в бизнесе у людей чаще всего нет времени на чтение длинных текстов в поисках сути.

Представьте, что адресат, кем бы он ни был, прочтет только первые несколько строк. Очевидна ли ваша главная мысль из этих нескольких строк? Возьмите этот критерий за основу. Прочтите то, что вы написали. Если главная мысль неочевидна из первого абзаца, текст нужно переделать так, чтобы суть была понятна сразу.

Для кого вы пишете?

Кто будет читать ваш текст? Коллеги? Начальник? Клиент? В каждом из этих случаев нужен свой подход. Тон текста должен быть адекватным. Обязательно поставьте себя на место того, кто будет читать ваш текст. Ясно ли выражена главная мысль? Упомянуты ли все необходимые подробности?

Вполне нейтральный на первый взгляд текст на деле может оказаться оскорбительным или вызвать иную негативную реакцию. Излишняя фамильярность, дискриминация, неуважение и ненормативная лексика недопустимы. В этом отношении необходима крайняя осторожность.

Очевидное общее правило — избегать слов, которые могут ассоциироваться с дискриминацией по признакам пола, сексуальной ориентации, расы, возраста или инвалидности. Простейший пример — заменить слово «бизнесмен» словом «руководитель» и таким образом исключить потенциальные недоразумения.

В данном случае нужно разделять личную точку зрения и профессиональную этику. На рабочем месте приоритет имеет последняя.

Будьте лаконичны

Как уже говорилось, начинать следует с главной мысли. При этом постарайтесь свести объем остальной части текста к минимуму.

Сформулируйте главную мысль. Обоснуйте ее. Приведите всю необходимую информацию. В конце — призыв к действию или благодарность.

Не поддавайтесь искушению описать все подробности или произвести впечатление. Отдаление от сути во многих случаях вызывает негативную реакцию. Стремитесь к ясности и краткости. Главная задача — выразить мысль понятно и емко, по возможности без сложных терминов.

Грамматика, грамматика и еще раз грамматика

Разумеется, ваша специальность не литература.  Однако это не дает вам права на орфографические ошибки и неуклюжие предложения. Грамотно построить предложение должен уметь каждый, независимо от занимаемой должности.

Простейшие правила

• Избегайте пассивного залога. Выбирайте адекватную жесткость формулировок. Например, «соблюдайте протоколы» — это строже, чем «следует соблюдать протоколы».
• Старайтесь использовать короткие утвердительные предложения.
• Обязательно проверяйте орфографию.
• Следите за пунктуацией.

Чем короче абзацы и предложения, тем проще пунктуация.

Всегда перепроверяйте текст

Обязательно прочтите свой текст вслух. Поверьте нашему опыту — этот шаг никогда не бывает лишним.

Даже если вы уже давно работаете на своей должности и постоянно пишете отчеты и письма, не поленитесь прочесть текст вслух себе или коллеге. Скорее всего, вы обнаружите упущенные ошибки и опечатки.

Проверив все как следует, вы убережете себя от массы неприятностей.

Не переставайте учиться

Грамотная письменная речь — это важный профессиональный навык, который нужно отнести к числу главных приоритетов и постоянно развивать.

Если ваши мысли достойны внимания, то вы как минимум должны уметь их грамотно донести.