Контрольный список навыков общения для технического специалиста

В нашу цифровую эру навыки общения являются ключевыми для технических специалистов, поскольку они дают возможность объяснять коллегам и заказчикам суть вашей работы.

И хотя вы не должны быть оратором мирового класса, мастером публичных выступлений или писателем, вам необходим набором навыков, позволяющих ясно передавать свои идеи в своей профессиональной сфере. Сюда относятся навыки личного и виртуального общения, проведения презентаций, составления документации.

Независимо от должности, организации или отрасли, вам необходимо освоить некоторые основы. По мере развития своей карьеры вы будете также развивать разные аспекты своих коммуникативных навыков.

• Умение излагать свои мысли
• Проведение презентаций
• Ведение переписки или составление документации
• Виртуальное/цифровое общение

Личное общение

Вспомните последний разговор с коллегой, руководителем или другим человеком из вашей компании.

• Привел ли он к желаемому результату?
• Вы смогли предоставить информацию, в которой нуждался этот человек?
• Вы полностью поняли его уточнения и вопросы?

Успешное личное общение опирается на усвоение нескольких базовых правил. Давайте начнем с языка тела. То, как вы держите себя, используемые вами жесты, зрительный контакт и тон голоса являются коммуникационными сигналами, которые могут способствовать или препятствовать пониманию. При разговоре с людьми лицом к лицу постарайтесь поддерживать визуальный контакт и принять расслабленную доброжелательную позу. Так люди будут более охотно говорить с вами.

Не забывайте также обращать внимание на язык тела человека, с которым вы разговариваете. Ему интересен разговор? Он чувствует себя комфортно? Он понимает, о чем идет речь?

Известно ли вам, что передача информации на 65–75 % осуществляется невербальными средствами? Невербальные сигналы могут помочь вам сгладить неровности, прежде чем они станут проблемами.

Проведение презентаций: адаптация информации под аудиторию

В вашей карьере неизбежно наступит момент, когда вы столкнетесь с необходимостью представить план или провести презентацию проекта.

Хорошая отправная точка — спросить себя, какую мысль/идею/сообщение вам необходимо донести до слушателей. И постарайтесь выразить их ясно и сжато.

Когда вы проводите презентацию, независимо от того, состоит ваша аудитория из технических специалистов или нет, всегда старайтесь найти баланс между подробным описанием и ясностью. Попробуйте выяснить, что уже известно вашей аудитории. Поставьте себя на их место. Если им непонятен жаргон или технические термины, сведите их к минимуму и, когда вы используете их, убедитесь, что все поняли, о чем речь.

Также будьте готовы объяснить «почему» и «что это». Хотя технические детали могут казаться вам очень занимательными, вашей аудитории они могут быть непонятны или неинтересны. Убедитесь, что вы четко изложили проблему, решение которой вы предлагаете.

И наконец, не забудьте о манере изложения. Насколько формальный характер имеет презентация? В какой степени вы можете использовать юмор или риторику для общения с вашей аудиторией? Избегайте языка, который может быть неправильно понят и привести к недоразумениям.

Документация

Те же правила действуют и при составлении документации для проекта или технических спецификаций. Всегда держите в голове, кто ваша аудитория и какая информация ей требуется. Старайтесь излагать ясно, используйте простой и лаконичный язык.

Попробуйте начать с составления простого описания своей цели.

Чтобы завладеть вниманием заинтересованных сторон, вам нужно добавить немного деталей, но всегда опирайтесь на свою основную идею. Разделы и пункты должны представлять собой логическую последовательность, развивающую вашу основную идею. Не бойтесь использовать заголовки, горизонтальные линии для создания разделов, разметку текста или списки, чтобы придать документу визуальную четкость.

Виртуальное общение

Электронная почта и другие виртуальные инструменты лежат в основе современного бизнеса. Мы живем в информационный век и эпоху Всеобъемлющего Интернета, когда все отрасли в той или иной форме работают виртуально. Это означает, что эффективное общение на расстоянии является еще одним ключевым навыком.

Электронная почта. Большинство людей жалуются на количество электронных сообщений (мы все получаем слишком много писем), поэтому старайтесь излагать суть максимально быстро, четко, связно и вежливо.

Как и в случае с презентациями и документацией, всегда стремитесь к ясности и краткости. При отправке сообщений электронной почты вам может пригодиться акроним BRIEF (пер. с англ. — краткое изложение).

• Background (Предыстория)
• Reason (Причина)
• Information (Информация)
• End (Окончание)
• Follow up (Поддержание связи)

Видеоконференции. Когда вы участвуете в видеоконференции, например по WebEx или TelePresence, не забывайте об этих простых правилах: не выпадайте из разговора и слушайте каждого, кто говорит. Задний фон должен быть профессиональным и свободным от отвлекающих факторов. Кроме того, не менее важно находиться в тихом помещении.

Умение слушать. Является одним из самых важных навыков общения. Никто не любит разговаривать с человеком, который выглядит незаинтересованным или заинтересован только в высказывании собственных мыслей.

Активное слушание предполагает внимание к тому, что говорит другой человек, уточняющие вопросы и, где уместно, повтор сказанного собеседником другими словами, чтобы убедиться, что вы понимаете друг друга: «итак, вы говорите, что...»

С помощью активного слушания и ответных реакций вы сможете лучше понять, что другой человек пытается сказать вам и сделать разговор более продуктивным.

Уверенность в себе и общение

Прежде всего при разговорах с людьми необходимо излучать уверенность.

Ваша цель — донести информацию эффективно. И вы не сможете убедить кого-то в чем-то, если сами будете выглядеть неубедительно. Если вы избегаете встречаться с собеседником глазами, используете оборонительные жесты или прибегаете к самоуничижению, вы вызываете у собеседника ощущение, что вы сами не верите в то, что говорите.

Вместо этого, когда вы говорите, делайте это решительно и ясно. Сосредоточьтесь на решениях вместо проблем, и вы увидите, что люди станут более восприимчивыми к вашим идеям.

Несмотря на то что общение естественно среди людей, оно заключает определенные сложности. Как только вы овладеете всем аспектами общения, вы станете авторитетом не только на работе, но и дома.