Checklist de comunicação do tecnólogo

Na era digital, as habilidades comunicativas são um requisito fundamental para os técnicos transmitirem a importância do seu trabalho aos colegas e clientes.

Embora você não precise ser um mestre da oratória, da fala em público ou da escrita, deve ter um conjunto de ferramentas sólido que abranja apresentações presenciais, documentações e comunicações virtuais para que consiga transmitir com clareza suas ideias no local de trabalho.

Independentemente da função, da empresa ou do seu setor, é necessário dominar o básico. Conforme você cresce na carreira, você desenvolverá todos os aspectos das suas habilidades comunicativas.

• Habilidades de discurso
• Habilidades de apresentação
• Habilidades de documentação ou de escrita
• Habilidades digitais/virtuais

Presencial

Tente lembrar da última conversa que você teve com um colega, chefe ou alguém da empresa.

• Ela foi completamente bem-sucedida?
• Você conseguiu expressar as informações de que a pessoa precisava?
• Você entendeu plenamente a solicitação ou suas perguntas?

Comunicações presenciais de sucesso dependem da compreensão de alguns princípios. Vamos começar com a linguagem corporal. Como você se porta, os gestos que faz, o contato visual e o tom da sua voz são sinais de comunicação que podem ajudar ou atrapalhar a compreensão. Quando você estiver interagindo com alguém presencialmente, tente manter o contato visual e adotar uma postura relaxada, para parecer mais acessível. Isso encorajará outras pessoas a falar com você.

Durante a comunicação, seja sensível à linguagem corporal da pessoa com quem você está falando. Ela está interessada? Está confortável? Ela entendeu?

Você sabia que de 65 a 75% das comunicações são não verbais? Sinais não verbais podem ajudar a resolver dificuldades de comunicação antes que elas se tornem problemas.

Habilidades de apresentação: personalize sua mensagem

Em algum momento da sua carreira é quase inevitável que você seja chamado para apresentar um plano ou projeto.

Uma boa ideia é começar se perguntando o que você precisa comunicar. Seja claro sobre o que você quer dizer e tente dizê-lo da forma mais sucinta possível.

Durante a apresentação, independentemente da sua audiência ser de tecnólogos ou não, também é uma prática muito boa equilibrar detalhes com clareza. Tente descobrir o que as pessoas às quais você se dirige já sabem. Coloque-se no lugar delas. Se é possível que elas não entendam jargões ou termos técnicos, use-os o mínimo possível, e se mencioná-los, tenha certeza de que todos entendam.

Também esteja preparado para explicar o "por quê", assim como o "o quê". Esteja ciente de que, embora você seja apaixonado por tecnologia, seu público pode ter dificuldade para acompanhar ou não estar tão interessado no mecanismo da sua solução. Descreva claramente o problema que você está resolvendo.

Por fim, pense no seu tom.  O ambiente é formal? Até que ponto você pode usar o humor ou a retórica como ferramentas para deixar seu público interessado? Em caso de dúvida, evite uma linguagem que possa gerar mal-entendidos e ofensas.

Documentação

As mesmas regras se aplicam a quando você está documentando um projeto ou criando uma especificação. Não esqueça quem é o seu público-alvo e o que ele precisa saber. Seja completamente claro, simples e sucinto.

Comece com uma descrição simples do seu objetivo.

Para conquistar as partes interessadas, será necessário expor alguns detalhes, mas, novamente, deixe sua ideia ser a bússola. Cada seção ou parágrafo deve seguir uma progressão lógica que endosse e reendosse sua grande ideia. Não tenha medo de usar cabeçalhos, regras horizontais para criar seções, tipografia ou tópicos para alcançar a clareza visual.

Presença virtual

E-mail e outras ferramentas virtuais são os pilares da organização empresarial moderna. Estamos na era da informação, e com a Internet de Todas as Coisas, todos os setores trabalham virtualmente de um jeito ou de outro. O que significa que se comunicar com eficiência quando você não está em frente a alguém é outra habilidade essencial a ser dominada.

E-mail: a maioria das pessoas reclama do tráfego de e-mail. Todos nós recebemos e-mails demais. Por isso, tente chegar ao ponto sendo o mais rápido, concreto, coerente e educado possível.

Quanto a apresentações e documentações, sempre tenha como objetivo clareza e concisão. Talvez o acrônimo CRICA seja útil para o envio de e-mails.

• Contexto
• Razão
• Informação
• Conclusão
• Acompanhamento

Videoconferência: ao se comunicar por uma videoconferência, como o WebEx ou TelePresence, por mais simples que pareça, fique presente na conversa e ouça todos que estiverem falando. Tenha certeza de que seu plano de fundo seja profissional e livre de distrações. Também é importante encontrar um lugar tranquilo

Habilidades de audição: ouvir é uma das habilidades comunicativas mais importantes. Ninguém gosta de se comunicar com uma pessoa que não parece interessada ou que só tem interesse em ouvir sua própria voz ou seus próprios pensamentos.

Escuta ativa significa prestar atenção ao que a outra pessoa está dizendo, fazendo perguntas de esclarecimento, e, se necessário, reformular o que a pessoa disse para garantir a compreensão: "então, o que você disse é que..."

Através da escuta ativa e do feedback, você pode entender melhor o que a outra pessoa está tentando dizer e responder melhor.

Confiança e comunicação

Acima de tudo, aborde a comunicação com confiança.

Seu objetivo é transmitir informações com eficiência. Você não convencerá ninguém se não parecer que você próprio está convencido. Evitar contato visual, usar linguagem corporal defensiva ou autodepreciação excessiva transmitirá falta de confiança nos seus próprios argumentos.

Em vez disso, quando falar, fale com firmeza e clareza. Concentre-se em soluções em vez de problemas, e você descobrirá que a maioria das pessoas será mais receptiva às suas ideias.

A comunicação é simples, mas também pode ser muito complexa. Depois de dominar todas as facetas diferentes da comunicação você se tornará um profissional não só no local de trabalho, mas também em casa.